Assistant / Assistante de direction

Contexte du recrutement
Dans le cadre du partenariat des établissements d'enseignement supérieur du Languedoc Roussillon au sein de la CTOE (Coordination Territoriale Occitanie Est, qui rassemble les Université de Montpellier, Université de Montpellier Paul-Valéry, Université de Nîmes, Université de Perpignan Via Domitia), l'UMPV porte les missions d'accueil et d'accompagnement des étudiants et chercheurs internationaux. Le Service d'accueil International étudiants/chercheurs (SAIEC) est en charge de ces missions, participant ainsi au rayonnement international du site. Il accueille et informe les étudiants et chercheurs sur toutes les démarches administratives.

Rattachement hiérarchique : N+1 directeur du SAIEC

L'assistant.e de direction gère des missions polyvalentes pour assurer le bon fonctionnement du SAIEC.

Poste localisé sur le site de Boutonnet : SAIEC - 8 rue de l'École Normale

Missions
Dans le cadre des missions de la politique de site confiees a l'UMPV, et sous la responsabilite hierarchique du directeur du SAIEC, l'assistant.e de direction assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du service et de développement des projets déployés.

Mission 1 : Soutien à la direction du service
- Participer à la gestion administrative et financière du service : élaboration de documents administratifs pour le dialogue budgétaire, le budget initial et rectificatif ;
- Assister la direction dans les réponses aux appels à projet, enquêtes et/ou évaluations sur l'organisation du service ;
- Élaborer des documents administratifs pour la demande de subvention et le bilan qualitatif et quantitatif annuel et pour le « Label Bienvenue en France » dans le cadre du partenariat au sein de la Région Occitanie Est ;
- Assister la direction et l'équipe d'accueil du public dans l'organisation et le déroulement d'évènements à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Rendre compte des problématiques liées au service et participer à leur résolution ;
- Gérer la logistique du service (commandes matérielles et de services, factures.) en lien avec le service financier de l'Université ;
- Assurer la continuité du service en l'absence du directeur.

Missions 2 : Participation à la communication interuniversitaire du SAIEC
En interne : communiquer avec les équipes du SAIEC ;
- Collaborer à la gestion et mise à jour du site web du SAIEC en partenariat avec le service du Cremad de l'UMPV ;
- Participer à la mise à jour des différents supports de communication ;
- Apporter des ressources et une expertise aux gestionnaires des universités et instituts de recherche ;
- Coordonner les différentes réunions d'information et de formation à destination des gestionnaires d'accueil des EESR et des instituts de recherche.
En externe : représenter la direction et le service
- Intervenir dans les établissements partenaires, universités et laboratoires de recherche pour représenter le service : forum, table ronde, journée d'accueil pour le public international ;
- Si besoin, représenter le SAIEC et intervenir aux Journées Nationales EURAXESS France pour développer les services en région Occitanie Est.

Mission 3 : Participation à l'analyse et l'adaptation des dispositifs du Welcome Desk du SAIEC
- Expertiser les demandes et les développer pour le public international ;
- Participer à l'organisation d'événements avec les partenaires institutionnels et culturels, à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Participer à la stratégie partenariale pour améliorer les services proposés ;
- Faire une veille juridique des procédures administratives liées à l'accueil de chercheurs et étudiants internationaux en France
- Veiller à la qualité du service.

Suite de la description de l'offre dans le lien de candidature